پاسخ به سؤال‌ها (Q&A)
برای سؤال‌های احتمالی آماده می‌شی، کوتاه و روشن جواب می‌دی، «نمی‌دونم» و سؤال‌های سخت رو آروم مدیریت می‌کنی و بعد از پرسش و پاسخ جمع‌بندی می‌کنی.
برای سؤال‌هایی که ازت می‌پرسن آماده شو
- ۵ تا ۱۰ سؤال احتمالی بنویس
خودت رو جای هر شنونده بذار. مدیرت چی می‌پرسه؟ یه همکار شکاک؟ کسی که اولش رو از دست داده؟
- سخت‌ها رو بذار بالای لیست
هزینه، ریسک، زمان، «چرا به جاش فلان کار رو نکنیم؟». این‌ها بیشتر از همه ارزش آماده شدن دارن، چون همین‌ها روز اجرا به‌همت می‌ریزن.
- برای هر کدوم یه جواب کوتاه بنویس
یکی دو جمله: جواب مستقیم، بعد یه دلیل یا مثال. اگه یه عدد لازم داری، همین حالا پیداش کن.
- یه بار بلند جوابشون رو بده
جواب دادن تو ذهن از اونی که هست آسون‌تر به نظر میاد. یه دور گفتن سریع نشونت می‌ده کدوم جواب‌ها هنوز پراکنده‌ان.
فهرست سؤال‌های سارا (سه‌تای اول)
س: اگه جلسه طول بکشه چی؟
ج: سقفش ۲۰ دقیقه‌ست، با تایمر. هر چیزی طولانی‌تر باشه یه جلسه‌ی پیگیری جدا می‌گیره.
س: این فقط یه جلسه‌ی دیگه نیست؟
ج: جای سه‌تا هماهنگی جداگونه‌ای رو می‌گیره که الان داریم، پس در کل وقت جلسه کمتر می‌شه.
س: امتحان کردنش چقدر برامون هزینه داره؟
ج: هفته‌ای حدود ۲۰ دقیقه برای چهار تا دوشنبه. اگه کمکی نکرد، ولش می‌کنیم.هر جواب: اول جواب مستقیم، یه دلیل، بعد تموم.
عددها (۲۰ دقیقه، چهار تا دوشنبه) آماده‌ان.
هیچ جوابی بیشتر از دو جمله نیست.سارا این‌ها رو یه هفته قبل نوشت. روز اجرا، اولین سؤالی که ازش پرسیدن تقریباً کلمه به کلمه همون سؤال اول لیستش بود.
جواب دادن: گوش بده، تکرار کن، جواب بده، چک کن
- کل سؤال رو گوش بده
وسطش نپر، حتی اگه فکر می‌کنی می‌دونی به کجا می‌ره. یه مکث کوتاه قبل از جواب اشکالی نداره؛ متفکر به نظر میاد.
- تکرارش کن یا با کلمه‌های خودت بگو
«پس سؤال اینه که اگه جلسه طول بکشه چی می‌شه.» همه می‌شنونش (تو یه سالن بزرگ یا یه ضبط حیاتیه)، مطمئن می‌شی درست فهمیدی، و یه لحظه وقت فکر کردن می‌گیری.
- کوتاه جواب بده، برای کل جمع
اول جواب مستقیم، یه دلیل یا مثال، بعد تموم. PREP از درس ۶ اینجا خوب جواب می‌ده: نکته، دلیل، مثال، دوباره نکته. به کل جمع نگاه کن، نه فقط به کسی که پرسیده.
- چک کن، بعد برو جلو
یه «جوابتون رو گرفتین؟» سریع، یا فقط یه نگاه به کسی که پرسیده. بعد سؤال بعدی.
خودت رو امتحان کن
چرا سارا باید قبل از جواب دادن سؤال رو تکرار کنه یا با کلمه‌های خودش بگه؟
- مؤدبانه‌ست و مردم انتظارش رو دارن
- اگه سؤال‌ها کم باشن وقت رو پر می‌کنه
- به کسی که پرسیده نشون می‌ده کنترل دست خودشه
- که همه بشنونش، مطمئن بشه درست فهمیده، و یه لحظه وقت فکر کردن داشته باشه
جواب رو ببین
که همه بشنونش، مطمئن بشه درست فهمیده، و یه لحظه وقت فکر کردن داشته باشه
درسته. یه جمله سه تا کار می‌کنه: ته سالن سؤال رو می‌شنوه، مطمئن می‌شه داره به سؤال درست جواب می‌ده، و چند ثانیه وقت می‌خره.
«نمی‌دونم»
بگو، بعد بگو چی می‌دونی
یه سؤالی ازت می‌پرسن که جوابش رو نمی‌دونی. طبیعیه و اشکالی نداره. چیزی که اعتماد رو خراب می‌کنه سرهم کردن جوابه: یه عدد ساختگی یا یه حدس با اعتمادبه‌نفس که بعداً یکی چکش می‌کنه. به جاش: بگو نمی‌دونی، چیزی رو که می‌دونی بگو، و یه پیگیری مشخص قول بده. بعد واقعاً پیگیری کن.
«عدد دقیق دفتر اون یکی رو نمی‌دونم. چیزی که می‌دونم اینه که تیم ما ماه پیش حدود شونزده ساعت از دست داد. از مسئولشون می‌پرسم و تا جمعه براتون ایمیل می‌کنم.»
خودت رو امتحان کن
یکی از سارا می‌پرسه جلسه‌ی برنامه‌ریزی تو یه شرکت دیگه چقدر وقت صرفه‌جویی کرده. سارا هیچ ایده‌ای نداره. بهترین جواب چیه؟
- «اینو نمی‌دونم. چیزی که می‌دونم اینه که ماه پیش برای تیم خودمون چقدر هزینه داشت. دنبال داده‌ی تیم‌های دیگه می‌گردم و تا جمعه براتون ایمیل می‌کنم.»
- «احتمالاً حدود ۳۰ درصد، از چیزی که خوندم.»
- «سؤال خوبیه. بعداً برمی‌گردیم سراغش.» (و هیچ‌وقت برنمی‌گرده)
- «این واقعاً به چیزی که من پیشنهاد می‌کنم ربطی نداره.»
جواب رو ببین
«اینو نمی‌دونم. چیزی که می‌دونم اینه که ماه پیش برای تیم خودمون چقدر هزینه داشت. دنبال داده‌ی تیم‌های دیگه می‌گردم و تا جمعه براتون ایمیل می‌کنم.»
آره. صادقانه، مفید و مشخص. اعتبارش رو حفظ می‌کنه، یه چیز واقعی به کسی که پرسیده می‌ده و پیگیری هم تاریخ داره.
یه سؤال سخت: دو جور برخورد
دفاع و بحث
«این درست نیست، معلومه گوش نمی‌دادین.» حالا جمع دارن یه دعوا تماشا می‌کنن به جای ایده‌ی تو، و حتی کسایی که باهات موافق بودن معذب می‌شن.
اول تأیید، بعد جواب
«نگرانی به‌جاییه: هیچ‌کس یه جلسه‌ی دیگه نمی‌خواد که صبح رو بخوره. برای همینه که سقفش بیست دقیقه‌ست، و برای همینه که یه آزمایش چهار هفته‌ای پیشنهاد می‌کنم.» آروم، و به نگرانی زیرش جواب می‌ده.
خودت رو امتحان کن
یه همکار با لحن تند می‌گه: «همین حالا هم به‌اندازه‌ی کافی وقتمون تو جلسه‌ها هدر می‌ره. چرا یکی دیگه اضافه کنیم؟» سارا اول چی کار کنه؟
- یادآوری کنه که این همکار این ماه به همه‌ی جلسه‌ها دیر رسیده
- بگه «سؤال خوبیه» و سریع بره سراغ دست بعدی
- آروم نگرانیش رو تأیید کنه، بعد جوابش رو بده
- برای اینکه دعوا نشه باهاش موافقت کنه و پیشنهادش رو پس بگیره
جواب رو ببین
آروم نگرانیش رو تأیید کنه، بعد جوابش رو بده
درسته. «نگرانی به‌جاییه» فضا رو آروم می‌کنه و نشون می‌ده حرفش رو شنیده. بعد به نگرانی واقعی جواب می‌ده: جای هماهنگی‌های دیگه رو می‌گیره و سقفش ۲۰ دقیقه‌ست.
عادت‌های دیگه‌ی پرسش و پاسخ
- سؤال بی‌ربط یا خیلی طولانی؟ کوتاه جواب بده یا پیشنهاد بده بعداً درباره‌ش حرف بزنید: «بذارید بعد از جلسه ادامه‌ش بدیم که همه نوبت بگیرن.»
- یه نفر داره کل وقت رو می‌گیره؟ ازش تشکر کن و فضا رو باز کن: «بیاید از کسی بشنویم که هنوز سؤال نپرسیده.»
- هیچ‌کس چیزی نمی‌پرسه؟ یه شروع‌کننده آماده داشته باش: «سؤالی که زیاد ازم می‌پرسن اینه که اگه جلسه طول بکشه چی...»
- «سؤال خوبیه» هر بار زود ماشینی به نظر میاد. فقط وقتی بگو که واقعاً منظورت همینه.
- هیچ‌وقت جواب سرهم نکن. «نمی‌دونم، پیدا می‌کنم» خیلی ارزون‌تر از یه جواب غلطه.
جمع‌بندی دوم
نذار یه سؤال تصادفی حرف آخر رو بزنه
اگه صحبتت با پرسش و پاسخ تموم بشه، آخرین چیزی که مردم می‌شنون همون آخرین سؤالیه که پیش اومده، شاید یه جزئیات کوچیک یا یه گلایه. پس یه جمع‌بندی دوم برنامه‌ریزی کن: بعد از آخرین سؤال، حدود ۳۰ ثانیه وقت بذار که پیامت و درخواستت رو دوباره بگی. بگو «قبل از اینکه تموم کنیم...» و ببرش به سرانجام.
«قبل از اینکه تموم کنیم: ما ساعت‌ها رو صرف اینکه یه کار رو دو بار انجام بدیم می‌کنیم. یه جلسه‌ی برنامه‌ریزی بیست دقیقه‌ای دوشنبه‌ها می‌تونه جلوش رو بگیره. بیاید از هفته‌ی بعد چهار تا دوشنبه امتحانش کنیم.»
خودت رو امتحان کن
بهترین راه تموم کردن صحبتی که پرسش و پاسخ داره اینه که به آخرین سؤال جواب بدی و بگی «ممنون، همین بود.»
جواب رو ببین
نادرست
غلطه. این‌طوری آخرین سؤال، هر چی بود، همون چیزیه که آخر از همه یادشون می‌مونه. بعد از آخرین سؤال یه جمع‌بندی دوم کوتاه، حدود ۳۰ ثانیه، نگه دار: پیام و درخواستت رو دوباره بگو، بعد تموم کن.
مرور درس
- ۵ تا ۱۰ سؤال احتمالی رو، سخت‌ترها اول، بنویس و برای هر کدوم یه جواب کوتاه آماده کن.
- کل سؤال رو گوش بده، بعد تکرارش کن یا با کلمه‌های خودت بگو که همه بشنون و تو یه لحظه وقت فکر کردن داشته باشی.
- کوتاه و برای کل جمع جواب بده: جواب مستقیم، یه دلیل یا مثال، بعد تموم.
- «نمی‌دونم» اشکالی نداره: چیزی رو که می‌دونی بگو و یه پیگیری مشخص قول بده. هیچ‌وقت جواب سرهم نکن.
- با یه سؤال سخت آروم برخورد کن: نگرانی رو تأیید کن، بعد به چیزی که زیرشه جواب بده.
- با آخرین سؤال تموم نکن. با یه جمع‌بندی دوم کوتاه تمومش کن: پیامت و درخواستت.