مرور هفتگی
هر سیستمی کم‌کم از مسیر خارج می‌شه. یاد می‌گیری یه مرور هفتگی ۴۰ دقیقه‌ای انجام بدی که لیست‌هات رو خالی کنه، بدون سرزنش از هفته‌ی قبل درس بگیره و هفته‌ی بعد رو با تخمین‌های واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنه.
مرور هفتگی (Weekly Review)
یه قرار منظم با خودت، معمولاً ۳۰ تا ۶۰ دقیقه، برای اینکه چیزایی که جمع شدن رو خالی کنی، به چیزی که گذشت نگاه کنی، چیزی که در راهه رو ببینی و انتخاب کنی هفته‌ی بعد برای چیه. این ایده رو کتاب «کارها رو انجام بده» (Getting Things Done) از دیوید آلن معروف کرد. این قدمیه که بقیه‌ی عادت‌های این دوره رو سرپا نگه می‌داره.
پنجشنبه‌ها، ساعت ۱۲ تا ۱۲:۴۰، هر هفته سر همون میز کافه، با یه دفترچه و یه چک‌لیست کوتاه.
یه مرور ۴۰ دقیقه‌ای در پنج قدم
- خالی کن (۱۰ دقیقه)
لیست یادداشت، کاغذهای پراکنده و پیام‌های علامت‌زده رو مرور کن. هر کدوم یا یه کار می‌شه، یا یه قرار تو تقویم، یا می‌ره سطل آشغال.
- به عقب نگاه کن (۵ دقیقه)
تقویم و یادداشت‌های جلسه‌های هفته‌ی قبل رو یه نگاه بنداز. چی انجام شد؟ چی عقب موند و چی مانعش شد؟
- به جلو نگاه کن (۱۰ دقیقه)
دو هفته‌ی بعد رو چک کن: ددلاین‌ها، مراسم‌ها، سفرها، هر چی که وقت می‌گیره یا آمادگی لازم داره.
- انتخاب کن (۱۰ دقیقه)
یک تا سه اولویت برای هفته انتخاب کن (درس ۴) و مطمئن شو هر کدوم یه قدم بعدی روشن داره (درس ۵).
- وقت بذار (۵ دقیقه)
برای اون اولویت‌ها جلسه‌های کار متمرکز تو تقویم بذار (درس ۶)، تو بهترین ساعت‌هات (درس ۳).
خودت رو امتحان کن
نسرین برای اولین مرور هفتگیش می‌شینه. ۷۰ دقیقه برچسب‌های اپ کارهاش رو رنگ می‌کنه و لیست‌ها رو می‌بره تو پوشه، بعد وقتش تموم می‌شه. چی اشتباه پیش رفت؟
- هیچی: اپ مرتب پایه‌ی کاره و برنامه‌ریزی می‌تونه صبر کنه تا اپ بی‌نقص بشه
- باید بیشتر وقت می‌ذاشت، چون اولین مرور همیشه یه بعدازظهر کامل طول می‌کشه
- انتخاب اولویت‌ها و وقت گذاشتن براشون رو جا انداخت، که هفته‌ش رو می‌سازن
- مرور هفتگی به درد کسایی که با اپ کار می‌کنن نمی‌خوره، پس باید بره سراغ کاغذ
جواب رو ببین
انتخاب اولویت‌ها و وقت گذاشتن براشون رو جا انداخت، که هفته‌ش رو می‌سازن
آره. مرتب کردن سیستم می‌تونه حس پیشرفت بده در حالی که هیچ تصمیمی درباره‌ی هفته‌ی بعد گرفته نشده. ارزش مرور تو قدم‌های «انتخاب» و «وقت گذاشتن»ـه.
تله‌ی تخمین
خطای برنامه‌ریزی (Planning Fallacy)
آدم‌ها مدام کم تخمین می‌زنن که کارهای خودشون چقدر طول می‌کشه، حتی وقتی می‌دونن کارهای مشابه قبلاً بیشتر از برنامه طول کشیدن. روان‌شناس‌ها دنیل کانمن و آموس تورسکی اسم این رو گذاشتن خطای برنامه‌ریزی. نسخه‌ی صاف و بی‌دردسر کار رو تصور می‌کنیم و وقفه‌ها، بن‌بست‌ها و بعدازظهرهای خسته رو یادمون می‌ره.
تو یه پژوهش معروف، دانشجوها پیش‌بینی کردن کِی پایان‌نامه‌شون تموم می‌شه. به طور میانگین خیلی بیشتر از پیش‌بینیشون طول کشید، و کمتر از نصفشون تا تاریخی که گفته بودن تمومش کردن.
۴ کار آخر تخمین واقعی
اسلایدها ۲ ساعت ۳ ساعت
پیش‌نویس گزارش ۴ ساعت ۶٫۵ ساعت
یادداشت مطالعه ۳ ساعت ۴ ساعت
بودجه ۱ ساعت ۱٫۵ ساعت
-------------------------------------
جمع ۱۰ ساعت ۱۵ ساعت
نسبت من = ۱۵ ÷ ۱۰ = ۱٫۵
هفته‌ی بعد «لازم دارم» ۸ ساعت کار متمرکز
← ۸ × ۱٫۵ = ۱۲ ساعت وقت بذار، یا لیست رو کوتاه کنضریب اصلاح شخصی: حدود ۱٫۵ برابرگذشتهی خودت راهنمای بهتری از امیدهاته. چند هفته تخمین و زمان واقعی رو یادداشت کن و تو هر مرور از این نسبت استفاده کن.
خودت رو امتحان کن
سه گزارش ماهانه‌ی آخر پویا هر کدوم حدود دو برابر برنامه‌ش طول کشیده. این ماه مطمئنه که همه‌چی صاف پیش می‌ره، پس منطقیه که مثل همیشه ۳ ساعت وقت بذاره.
جواب رو ببین
نادرست
نه. همین حس «این دفعه فرق داره» دقیقاً همون شکلیه که خطای برنامه‌ریزی از درون حس می‌شه. سابقه‌ی خودش می‌گه حدود ۶ ساعت. باید نزدیک همین وقت بذاره، یا از قبل تصمیم بگیره چی رو حذف کنه.
نگاه به عقب
سیستم رو مرور کن، نه شخصیتت رو
نگاه به عقب می‌پرسه چی شد و چرا، نه اینکه تو چه ایرادی داری. سه تا سؤال بسه: چی جواب داد؟ چی مانع شد؟ هفته‌ی بعد یه تغییر چی رو امتحان می‌کنم؟ هر بار یه تغییر باعث می‌شه ببینی واقعاً چی کمک می‌کنه. همون‌طور که درس ۷ نشون داد، سرزنش فقط یه حس دیگه اضافه می‌کنه که باید ازش فرار کرد.
نه «باز هم تنبلی کردم.» به جاش: «جلسه‌های بعدازظهر مدام به جلسه‌های کاری باختن. هفته‌ی بعد: جلسه‌های پایان‌نامه ساعت ۷:۳۰ صبح، قبل از اینکه کسی آنلاین بشه.»
خودت رو امتحان کن
این کدوم بخش مروره؟
- تبدیل برگه‌های یادداشت روی میز به کار، یا انداختنشون دور
- متوجه شدن اینکه جلسه‌های سه‌شنبه مدام قربانی جلسه‌های کاری شدن
- دیدن عروسی یه دوست پنجشنبه‌ی هفته‌ی بعد
- انتخاب دو پروژه‌ای که هفته‌ی بعد از همه مهم‌ترن
- گذاشتن سه جلسه‌ی صبح برای پایان‌نامه تو تقویم
- رسیدگی به لیست یادداشت جلسه‌های این هفته
جواب رو ببین
خالی کردن: تبدیل برگه‌های یادداشت روی میز به کار، یا انداختنشون دور, رسیدگی به لیست یادداشت جلسه‌های این هفته
نگاه به عقب یا جلو: متوجه شدن اینکه جلسه‌های سه‌شنبه مدام قربانی جلسه‌های کاری شدن, دیدن عروسی یه دوست پنجشنبه‌ی هفته‌ی بعد
انتخاب و وقت گذاشتن: انتخاب دو پروژه‌ای که هفته‌ی بعد از همه مهم‌ترن, گذاشتن سه جلسه‌ی صبح برای پایان‌نامه تو تقویم
خودت رو امتحان کن
مرور الیور نشون می‌ده پنج جلسه برای پایان‌نامه برنامه ریخته بوده ولی دوتاش رو انجام داده. دوتا رو جلسه‌های کاری‌ای خوردن که عصرها طول کشیدن، یکی هم خستگی شدید. بهترین تغییر برای هفته‌ی بعد کدومه؟
- جلسه‌های پایان‌نامه رو ببره صبح زود قبل از جلسه‌های کاری، و چهار تا بذاره نه پنج تا
- هفته‌ی بعد هشت جلسه برنامه بریزه تا سه تایی رو که این هفته از دست داده کامل جبران کنه
- نتیجه بگیره آدم با انضباطی نیست و جلسه‌های پایان‌نامه رو کلاً کنار بذاره
- مرور هفته‌ی بعد رو انجام نده، چون این یکی فقط حالش رو بد کرد
جواب رو ببین
جلسه‌های پایان‌نامه رو ببره صبح زود قبل از جلسه‌های کاری، و چهار تا بذاره نه پنج تا
درسته. نگاه به عقب یه علت پیدا کرد (جلسه‌های عصر) و این تغییر درست سراغ همون می‌ره. چهار جلسه با ظرفیت واقعیش صادقه، پس احتمال اینکه برنامه سر پا بمونه بیشتره.
مرور درس
- مرور هفتگی پنج قدم داره: خالی کن، به عقب نگاه کن، به جلو نگاه کن، انتخاب کن، وقت بذار.
- خطای برنامه‌ریزی باعث می‌شه کارهای خودمون رو کم تخمین بزنیم؛ از نسبت تخمین به واقعیِ خودت استفاده کن.
- به سیستم نگاه کن نه به شخصیتت، و هر بار یه چیز رو عوض کن.
- یه وقت ثابت به مرور بده، کوتاه نگهش دار و بعد از یه هفته‌ی بد هم ولش نکن.